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院系学工条线归档材料文面格式规范
2013-04-29 23:11:51

 
  为规范我院学工条线工作资料的整理归档,根据实际工作情况的要求,特对本条线所有归档材料(包括纸质材料、电子材料)的文面格式进行以下规定。

  一、文本材料格式
  1
.标题
  标题应居中排列、匀称美观。二三字的标题,字与字之间可空一二格。标题字数不宜太多,过长的标题要转行时,应尽量注意词组的完整和字数的匀称,尽量不要把人名、地名以及两个字以上的词或数字分开,以防产生歧义。如有副标题,则一般在正题下行以破折号另起行,居中排列。
  主标题:字体黑体,字号小二号,字形加粗,格式居中。
  副标题:字体宋体,字号为三号,字形加粗,格式居中。
  2.正文
  正文的开始行和标题、署名之间一般空一行。正文首行缩进两字符,采用小四号仿宋体或宋体,行距可设定为1.5倍或固定值20磅。正文中有小标题的,小标题可加粗,或改用黑体。独立成行的小标题不加句号。
  3.序码
  正文中的结构层次序数第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。在正文层次不多的情况下,第一级用“一、”,第二级可用“1.”。请勿使用自动编号。另起的序码、条目段首也要空两格。
  4.落款
  落款字体同正文,右对齐。正规文件的时间落款应使用中文数字,“零”写“○”,如“二○一一年九月十日”;一般文档的时间落款可写为“2011年9月10日”,不能以“.”代“年月日”,不能把“2011年”简化为“11年”。
  纸质材料落款有部门名称时,应加盖印章。用印位置在日期的中间偏上,要求上不压正文,下骑年盖月。
  5.版面
  纸张采用A4型纸。页边距一般采用默认值(左右3.17cm,上下2.54cm)。单份文档页数超过3页的,并加注页脚页码。页码用五号数字居中标注。纸质多页文档应在左侧用2枚订书钉装订。

  二、表格材料格式
  表格材料一般会提供固定的表格格式,如《成功素质主题教育班会课教案》、《学工条线会议记录》等(详见附件),请勿擅自改动其格式。归档表格材料可以手写,也可提供电子文档。手写需字迹端正、字体清晰、内容详尽;电子表格填写要求如下:五号宋体,单倍行距。
  公开主题班会资料在《成功素质主题教育班会课教案》基础上,要求附观摩人员签到表、班会课具体文稿(包括发言稿、PPT等)和活动照片。文档资料要求同“文本材料格式”,PPT打印时要求在“打印内容”中选择“讲义(每页9张幻灯片)”进行打印。活动照片要有代表性,在照片下方标注简单的文字说明(五号宋体),一页A4纸排2张或4张照片。

  三、归档成册格式
  1
.封面
  
纸质材料归档成册的封面由“学校标识图+材料名称+落款”三部分构成。学校标识图原尺寸(1.72cm×8.75cm),页面首行左端对齐。材料名称用一号黑体字横向居中排列,不加粗,与学校标识图隔3个空行(一号字体)。材料名称中一般须注明学年和学期,出现的院系名称一律使用全称。落款用小二号黑体字居中排列,不加粗,居中对齐,下缘留1空行(小二号字体)。落款内容由“部门全称+日期”两行组成,日期一律用汉字注明年月。
  2.目录
  “目录”二字中间空两格,用小二号黑体居中排列。下空一行(小二号)后编排目录内容。目录的内容采用宋体四号字,行距固定值30磅。目录序码第一层为“1.”,第二层为“(l)”。
  3.页码
  从目录开始插入页脚页码,首页不显示页码。页码用五号数字居中标注。
 
  
  附:归档材料封面格式示例  
学生工作处  
2011年10月10日